[CS] 메일 저널링(Mail Journaling): 메일 보관의 중요성과 활용 방법

메일 저널링은 주로 기업이나 조직에서 이메일의 기록을 보존하고, 법적 or 감사 목적을 위해 활용하는 기능이다.

특히, 법적 분쟁이나 규제 준수 측면에서 메일 저널링은 매우 유용하다고한다.

필자 같은 경우는 위와 같은 상황이 아닌 AS-IS 메일 서버와 TO-BE 메일 서버에 대한 수발신 테스트를 위해서 저널링을 사용하게 되었다.

신규 메일 서버를 구축하며 테스트 시, 수발신 데이터를 AS-IS 서버와 TO-BE 서버에 동일한 데이터가 처리될 수 있도록 구성했다.

활용성도 다양하고 분쟁이나 규제 측면에서도 매우 유용한 저널링에 대해서 알아보자.

 

1. 메일 저널링이란?

메일 저널링은 시스템이 모든 발신 및 수신 이메일을 자동으로 복사하여 별도의 저장소에 보관하는 기능을 의미한다.

저널링을 통해 모든 이메일 기록이 보존되므로, 필요할 때 검색하거나 감사용으로 사용할 수 있다.

이는 메일 백업과 달리, 메일 시스템에서 주고받는 모든 이메일을 실시간으로 저장하여 기록으로 남기는 방식이다.

 

2. 메일 저널링의 필요성

메일 저널링은 다음과 같은 이유로 중요하다.

- 법적 준수: 기업이나 조직은 규제 요건에 따라 이메일 기록을 일정 기간 보존해야 하는 경우가 있다. 이를 준수하지 못할 경우 법적 문제나 벌금을 초래할 수 있다.
- 내부 감사: 메일 저널링은 기업이 내부 감사를 수행할 때, 이메일 기록을 분석하여 투명성을 높일 수 있도록 지원한다.
- 분쟁 해결: 고객이나 직원과의 분쟁 시, 이메일 저널을 통해 해당 기록을 증빙 자료로 사용할 수 있어 문제 해결에 도움준다.

 

3. 메일 저널링의 동작 방식

1. 발신 또는 수신 메일이 시스템에 들어오면 메일 서버는 해당 이메일의 복사본을 생성한다.

2. 이 복사본은 사전에 설정된 **저널링 메일함(Journaling Mailbox)**에 저장된다.
3. 저널링 메일함에 저장된 이메일은 사후 감사나 법적 검토를 위해 장기간 보관된다.

4. 메일 저널링의 유형

메일 저널링에는 표준 저널링(Standard Journaling)과 프리미엄 저널링(Premium Journaling)이 있다.

- 표준 저널링: 주로 전사적으로 모든 이메일을 자동으로 저널링하는 방식. (특정 메일함이 아닌 전사 메일을 대상으로 하며 메일의 모든 활동을 기록)
- 프리미엄 저널링: 특정 사용자나 그룹을 지정하여 저널링하는 방식. (특정 부서나 이메일 그룹의 메일만 기록하는 방식으로 필요한 영역에만 저널링)

 

5. 메일 저널링의 한계점

- 저장 공간 문제: 모든 메일을 저널링하면 저장 공간이 많이 소요될 수 있으므로 장기 보관 시 별도의 스토리지 관리가 필요
- 개인 정보 보호: 저널링된 이메일은 민감한 정보를 포함할 수 있으므로 저널링 데이터에 접근 권한을 제한하여 개인정보 보호 필요

---